Smart working: consigli pratici

Ci sono principalmente 3 categorie di problemi da risolvere per poter svolgere al meglio l’attività in smart working:

1. Strumentazione: dai dispositivi elettronici e connessioni internet passando per i software di condivisione e remote working (lavoro da remoto)
2. Organizzazione: lavorare a casa, soprattutto se ci sono altri famigliari presenti come succede praticamente a tutti in questi giorni, con buona probabilità significa un continuo flusso di distrazioni da gestire
3. Monitoraggio del lavoro: come dimostrano le statistiche dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano (vd. Art Smart working cos’è), solo un numero ancora molto limitato di aziende aveva attivato misure organizzative adeguate per poterlo implementare. Le aziende che hanno dovuto ricorrere all’ultimo minuto allo smart working si devono confrontare con l’esigenza di monitorare la produttività dei propri lavoratori.

Consigli pratici per gestire lo smart working

Studia la logistica

Organizzati il più possibile in modo da riuscire a separare fisicamente l’area di lavoro da quella della vita privata. L’ideale sarebbe poter avere a disposizione una stanza che adibirai allo smart working e allestirla come se fosse un vero e proprio ufficio. Se non hai la disponibilità di un’intera stanza, punta almeno a ritagliarti un tavolo solo per te, così da posizionare i tuoi effetti lavorativi senza doverli rincorrere per tutta casa. A meno che tu non viva da solo e quindi abbia piena disponibilità di tutta la casa, meglio evitare di posizionarti in cucina o in camera da letto: il rischio altrimenti è quello di non avere mai uno spazio in cui la tua mente si possa sentire in condizioni di riposo (oltre agli intoppi logistici di chi continuerà a venire a fare snack in cucina o pisolini in camera mentre tu cerchi di lavorare).

Occhio all’ergonomia

La sedia rigida con braccioli della cucina o il divano comodo in cui sprofondi in salotto, non sono una buona soluzione a medio lungo termine per il tuo corpo. L’ergonomia (la scienza che studia le condizioni posturali migliori per chi lavora, in funzione del tipo di attività lavorativa)
Quello che segue è lo schema ottimale.

Non sempre è tecnicamente possibile realizzare queste condizioni in casa, soprattutto se lo smart working è diventata una scelta obbligata dell’ultimo minuto. Cerca per quanto possibile di avvicinarti a queste condizioni ideali e ricordati di interrompere la sedentarietà  almeno una volta ogni ora. Approfittane per alzarti, sgranchirti le ossa e fare qualche movimento di stretching.

Anche le condizioni di illuminamento sono fondamentali per il benessere in un ambiente chiuso: la luce ha moltissima influenza sul nostro stato psicofisico e interferisce anche sulla nostra produttività. Date le ore che dobbiamo passare in casa in questo periodo punta ad approfittare il più possibile della luce naturale.

Il timer da cucina: alleato prezioso

Se interrompere la sedentarietà è fondamentale per il benessere della tua schiena e dei tuoi muscoli, il rischio opposto è quello però di interromperti troppo spesso fra continue capatine in frigorifero, pause facebook, instagram, whatsapp e chi più ne ha più ne metta.

Soprattutto ora che la tentazione di cercare notizie e la noia di stare tutto il giorno in casa, fa mettere mano allo smartphone ancora più spesso di prima. Imparare a gestire il tempo in modo ottimale è un punto chiave di quando si lavora da casa.

Per prima cosa puoi sfruttare una tecnica di concentrazione come ad esempio la Tecnica del Pomodoro. Si tratta di una tecnica di produttività diventata famosa per la sua semplicità ed efficacia, inventata da Francesco Cirillo, creativo studente di origini italiane. Negli anni 80, al suo secondo anno di corso universitario, aveva trovato un semplice ma potente stratagemma per migliorare la produttività del suo studio. Programmava il suo timer di cucina a forma di pomodoro ad intervalli fissi di 25 minuti, durante i quali non si dava il permesso di far altro che studiare.

Puoi fare lo stesso con il timer da cucina o con una delle tante app gratuite che puoi trovare online. L’importante è darti l’obiettivo di non interromperti per un intervallo fisso di tempo, rimandando ogni altra

Giacca, cravatta e ciabatte

La sensazione di essere a proprio agio è strettamente soggettiva: c’è chi si trova perfettamente a proprio agio in pigiama tutto il giorno e chi, solo al pensiero, perde ogni forma di produttività.

L’importante è conoscersi: se sei una di quelle persone abituate ad indossare giacca e cravatta ogni giorno prima di andare in ufficio (quando si poteva andare in ufficio), potrebbe essere una buona idea fissare comunque la sveglia, farti comunque la barba e indossare comunque un vestito formale. Per alcuni questo mantenimento di ritualità è un requisito indispensabile per non cadere in emozioni depotenzianti e demotivanti.

Pausa caffè che nostalgia

A parte gli introversi e i solitari, molti potrebbero ritrovarsi a soffrire del fatto di non poter più condividere pause caffè o chiaccherate a pranzo con colleghi e amici. Se per te questa è una componente importante, trova il modo di organizzare periodicamente pause caffè e spritz virtuali. Aiuteranno di sicuro il tuo umore, oltre che il team building.

Strumenti e software per lo smart working

Vediamo insieme alcuni strumenti che possono esserti di supporto nelle tue attività di Smart working.

Top Tracker

Strumento utile sia per la tua produttività sia per il monitoraggio da parte del datore di lavoro. Per il lavoratore permette di capire quanto tempo dedichi ad alcune attività, dividere un progetto in task, assegnare un monte ore diverso per ogni parte e mandare al datore di lavoro una sintesi delle attività svolte. Il datore di lavoro può dal canto suo accedere alle attività di tutti i collaboratori e monitorarle.

TeamViewer

Programma famosissimo per il controllo remoto ti permette di accedere al pc di un altro utente intervenendo direttamente sull’operatività del pc in remoto.

Slack / Discord

Sono software famosi in ambito di collaborazione aziendale. Permettono di creare stanze virtuali in cui comunicare, scambiare file, assegnare compiti, gestire conversazioni con più utenti, effettuare chiamate di gruppo.

Trello/Asana

Trello è una versione allargata della To Do List, funziona bene per avere sotto controllo le cose da fare nel team.

Asana è un’applicazione web e mobile progettata per aiutare i team a organizzare, tenere traccia e gestire il proprio lavoro.

Quando il team è allargato sono strumenti ideali per avere tutto sotto controllo, in questo modo il personale è informato su chi sta facendo cosa, con quali scadenze e priorità.

Cloud

Google Drive e Dropbox sono gli strumenti forse più famosi per archiviare documenti, foto, video e tanti altri tipi di file direttamente online. Presentano anche altre funzioni utili per la produttività

Strumenti di web conferencing

I software per videoconferenza aiutano ad organizzare conferenze o meeting online permettendo di partecipare anche da remoto. Presentano diverse possibilità fra cui quella di condividere lo schermo per fare streaming di presentazioni o di poter regolare l’audio o il microfono a seconda dei partecipanti. I software per videoconferenza integrano spesso anche chat, strumenti per alzata di mano elettronica e rilevatori delle presenze. Skype è il più conosciuto, Zoom sicuramente uno fra gli strumenti oggi più usati.