Dropbox Vs Google Drive?
Una volta c’era l’ufficio. C’erano le sedie e le scrivanie. Poi c’erano i faldoni, le cartelline, gli archivi, i fermacarte e le bacheche di sughero (comprate all’IKEA) dove segnare gli appunti più importanti. Tanta nostalgia, vero?
Ora tutto questo è scomparso. Dai, non proprio tutto: le sedie e le scrivanie ci sono ancora. Così come ci sono ancora quelle bellissime lampade dal design contemporaneo che fanno sempre colpo sui clienti.
Tutto quello che riguarda l’archiviazione dei documenti: questo è scomparso. E se guardi bene sui computer in ufficio noti che è evaporato anche quel ginepraio di directory e sotto-directory dal desktop. Certo, non ovunque. Ci sono ancora uffici che si basano sulla carta, sui faldoni e sui labirinti di directory.
Ma adesso la tendenza è un’altra.
Adesso tutto si archivia online, anzi: nel cloud. Nella nuvola di internet. E sai cosa? Ci sono due applicazioni che possono veramente cambiare la tua esistenza: sto parlando di Dropbox e Google Drive. Ecco come portare il tuo ufficio nel cloud e risparmiare tempo (ma non solo).
Come sfruttare Dropbox in ufficio
Dropbox è un’applicazione di cloud storage (ovviamente basata su protocollo SSL) che offre due servizi fondamentali: hosting e sincronizzazione dei file. Questo significa che grazie a Dropbox puoi svolgere due funzioni molto utili per il tuo ufficio:
- Archiviare in totale sicurezza una montagna di file.
- Sincronizzare il materiale su ogni desktop dell’ufficio.
Argomenti interessanti, vero? Senza ombra di dubbio. Ma vediamo come puoi sfruttare materialmente questi argomenti all’interno di una realtà articolata come quella del tuo ufficio (buona fortuna, eh).
Archiviazione
Inizio dal primo punto. Quanto spendi in sicurezza per l’archiviazione dei file? Quanti hard disk esterni acquisti? E cosa ti garantisce che domani questa combinazione di metallo e plastica ricominci a funzionare? Nessuno. Salvare un file su Dropbox, invece, vuol dire avere i propri file in una cassaforte.
L’unico modo per perdere i file su Dropbox: cancellarli di persona. Per questo Dropbox ha pensato a un sistema di ripristino di tutti i file eliminati per 30 giorni. La cronologia estesa è disponibile solo per la versione Pro di Dropbox che ti permette di aumentare anche lo spazio di archiviazione.
Ancora un consiglio: per evitare brutte sorprese e aumentare la sicurezza dell’account Dropbox (soprattutto quando lo usi in ufficio) puoi attivare la verifica in due passaggi. La procedura è molto semplice e la trovi in queste pagine della guida ufficiale.
Sincronizzazione
Punto numero due: la sincronizzazione. Ovvero un altro grande pregio di Dropbox. Su ogni computer dell’ufficio puoi avere gli stessi file: basta installare su ogni macchina l’applicazione e caricare i file sulla cartella condivisa.
Il vantaggio di questa funzione non è solo tra le quattro mura dell’ufficio: se organizzi i file utili ai tuoi collaboratori su Dropbox sarà facile, in un futuro più o meno vicino, puntare sul telelavoro. Ma anche solo per un’emergenza: se sei a casa e hai bisogno di un file per terminare un lavoro non hai bisogno di ritornare in ufficio. Devi solo avere Dropbox sul tuo PC e la password.
Perché scegliere Dropbox
Perché è perfetto per archiviare file e condividerli con i tuoi collaboratori. ma anche perché è un punto di riferimento per quanto riguarda la sicurezza. Puoi dormire sonni tranquilli, ecco.
Dropbox e Google Drive: l’ufficio diventa cloud http://bit.ly/Ztpol6Â @6sicuro
Come sfruttare Google Drive
Parente stretto ma non troppo. Google Drive sfrutta la versatilità del cloud per archiviare ma non solo. In realtà le grandi potenzialità di Google Drive si rivolgono altrove: io preferisco destinare a Dropbox la funzione di archivio, e sfruttare la creatura di Mountain View per altri scopi. Eccoli:
- Creare fogli di calcolo, documenti di videoscrittura, disegni, moduli.
- Condividere documenti di qualsiasi tipo con i tuoi colleghi e i superiori.
Ho attirato la tua attenzione, vero? Con Google Drive è difficile individuare i limiti: hai tante funzioni a disposizione, e puoi organizzare una piccola succursale del tuo ufficio tra i server di Google. Vuoi una prova concreta?
Creare documenti
Google Drive ti offre uno spazio di 15 GB (per ora) che puoi utilizzare per archiviare file, tra i quali quelli che nascono dai tool presenti sulla piattaforma. Esatto, questo servizio di Google offre dei programmi che possono sostituire qualsiasi suite a pagamento o meno.
Certo, non ci sono tutte le funzioni che puoi trovare sull’ultima versione di Word. Ma adesso dimmi la verità : le hai usato? Veramente?
Nella maggior parte dei casi hai usato solo il 15% delle potenzialità di Word o di Excel. I programmi che trovi su Google Drive sono semplici, intuitivi: sono perfetti per chi ha poche esigenze e non vuole acquistare le licenze Microsoft.
Condividere documenti
Ecco la grande rivoluzione di Google Drive: crei il tuo documento e poi lo condividi con i tuoi colleghi. Basta andare sul pulsante in alto a destra del documento e scegliere le opzioni di condivisione. Puoi lasciarlo privato, puoi renderlo indicizzabile da Google o pubblico solo a chi ha il permalink.
Ma puoi anche condividerlo solo con una ristretta cerchia di persone: basta inserire l’email dei destinatari. In questo modo tutte le persone selezionate possono vedere e (se vuoi) modificare il testo in contemporanea, ognuno con il proprio cursore.
Perché scegliere Google Drive
Perché può cambiare veramente la tua vita: basta programmi, basta perdite di tempo. Ecco una piccola guida per condividere i documenti con Google Drive, e qui invece trovi un documento più completo dedicato alla collaborazione sulla piattaforma Google.
Conclusioni
Dropbox e Google Drive sono, dal mio punto di vista, il futuro dell’archiviazione e della gestione dei documenti in ufficio. Lavorare solo su queste piattaforme, ovviamente, non rende giustizia alla qualità e alla quantità delle applicazioni cloud che puoi trovare online. Nei prossimi articoli voglio fare un confronto tra le realtà già recensite e altre soluzioni cloud. Ora, invece, aspetto il tuo punto di vista: come usi Dropbox e Google Drive?
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