Coworking: cos’è, come sceglierlo e come si apre

Partire con l’idea giusta

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Coworking è una parola che senti dire spesso: in TV, in radio o dai tuoi amici che fanno i freelance e lavorano in questi spazi assieme ad altri che non sono colleghi in senso stretto, ma con i quali condividono, come in qualsiasi azienda, le scrivanie, le aree comuni, le sale riunioni ecc…

E già perché il coworking anche nel 2016 è stata una delle strade che il lavoro contemporaneo ha percorso –  e continuerà a percorrere anche il prossimo anno –  in maniera sempre più spedita. Ma cosa ci vuole per aprire un coworking? È un investimento conveniente? Come si fa? E cosa si guadagna? E dal punto di vista del lavoratore, vale la pena scegliere di avere un proprio ufficio all’interno di un coworking? Vediamo di fare chiarezza in questo articolo.

Aprire un

Aprire un coworking: 10 cose da sapere

on l’idea giusta

Non basta dire “Apro un coworking” per partire. Bisogna prima fare un’analisi del luogo in cui lo si vorrebbe aprire, capire che tipo di coworking si vuole realizzare e da qui cercare di analizzare qual è l’investimento economico iniziale. Nel caso del Talent Garden, grande spazio cowoking con sedi in Italia e all’estero, lavorano tutte persone che hanno un’affinità in comune: il web, ma se non è questo il tuo caso, devi comunque cercare di avere un’idea chiara e capire come puoi realizzarla.

Se invece non vuoi aprire un coworking da zero, ma vuoi sfruttare degli spazi che già hai – stanze del tuo ufficio, parti della tua azienda ecc… –  “l’investimento economico non è particolarmente rilevante”, spiega Massimo Carraro, che insieme alla moglie Laura Coppola, nel 2008 ha aperto a Milano il primo coworking della Rete Cowo® che conta oggi 123 spazi in Italia e uno in Svizzera. “Questa è la strada che noi consigliamo e percorriamo. Tutti gli spazi della nostra Rete, infatti, nascono a costo zero, sulla base di una disponibilità di spazi all’interno di attività professionali già attive”.

Coworking: cosa serve dal punto di vista burocrati

Coworking: cosa serve dal punto di vista burocratico

so cui vuoi dare vita. Se lo affitterai ex novo, nel contratto di affitto dovrà essere chiara la destinazione d’uso dell’immobile ossia “ufficio”. Gli spazi adibiti a coworking devono infatti rispettare due regole: quella della destinazione d’uso e le norme di sicurezza secondo il decreto legislativo 81/08 Testo unico in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Il passo successivo è fare una richiesta in carta semplice da inviare alla Questura territorialmente competente e attendere una risposta. Dopo 60 giorni, in caso di mancata risposta, vige il silenzio assenso. Se continuerai su questa strada, dovrai poi seguire questi passi:

• fornire la Comunicazione Unica per la nascita dell’impresa presso la Camera di Commercio,
• segnalare l’inizio dell’attività al Comune (Scia)
• effettuare l‘iscrizione al Registro delle Imprese,
• aprire partita IVA,
• effettuare iscrizione all’Inail.

A questo devi aggiungere: eventuale richiesta di autorizzazione per mettere insegne, la valutazione del rischio e l’agibilità dei locali che deve essere autorizzata dall’ASL e poi Tasi e Tari. A conti fatti, è una vera e propria attività quindi vanno compiuti tutti gli adempimenti richiesti dalla legge.

Inoltre, dovrai decidere che configurazione devi dare alla tua impresa: se siete più soci puoi provare con una Srl, ma potresti anche iniziare con una cooperativa sociale o associazione culturale. Dipende molto dal tipo di clientela. Ti consigliamo comunque di avvalerti di un commercialista che ti aiuti in questa fase di avvio d’impresa.

Se utilizzi gli spazi che hai già nel tuo ufficio, azienda ecc… puoi muoverti in maniera diversa, per esempio affiliandoti a una rete già consolidata:

“Per quanto riguarda Rete Cowo®”, ci dice ancora Massimo che ha scritto una “Guida all’apertura di uno spazio di coworking nel proprio ufficio”, scaricabile gratuitamente “non c’è nessun adempimento burocratico, grazie all’impostazione che abbiamo dato al progetto, infatti, non occorrono né autorizzazioni né comunicazioni di sorta”.

Oppure se vuoi fare tutto completamente da te, basta che tu sia in possesso di una partita IVA e inquadri il tuo spazio come struttura condivisa.

Cosa serve dal punto di vista pratico

Se stai aprendo un coworking all’interno della tua azienda o

Cosa serve dal punto di vista pratico

ittando ex novo lo spazio, sappi che hai sostanzialmente bisogno di queste cose per partire:

• uno o più locali per ospitare i professionisti che sono interessati a condividere uno spazio di lavoro. Se hai solo una scrivania libera, per carità, puoi sicuramente affittarla, ma in questo caso non stiamo parlando di coworking nel vero senso della parola;
• mobili da mettere a disposizione di tutti: scrivanie, ma anche librerie, scaffali, mensole ecc…
• connessione wi-fi superveloce (sarete sempre di più a connettervi e contemporaneamente quindi conviene attrezzarsi)
• luci, prese di corrente e anche cavi USB;
• stampanti da collegare in rete e magari anche un fax
• uno spazio comune o sala riunioni: aspetto tutt’altro che trascurabile per permettere ai coworker di incontrare i clienti come farebbero in qualsiasi ufficio e anche di avere un posto dove chiacchierare, pranzare insieme, prendere un caffè. Se non riesci ad avere una stanza da adibire a sala riunioni, puoi ricavare uno spazio tramite dei pannelli oppure soppalchi o chiuderlo con una libreria. In questo caso, un po’ di fantasia o un architetto ti potranno venire sicuramente in aiuto.

Non fa parte delle cose da avere prima di iniziare, ma sicuramente dà una mano: pensare a un’area parcheggio o scegliere un coworking che sia vicino. O, specie nei casi delle grandi città, avere un coworking facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici. E in più, visto che c’è sempre più gente che va in bici, perché non posizionare delle rastrelliere? Un servizio che sarà sicuramente apprezzato

Definire il rapporto con i coworker

Se come abbiamo detto sopra, ti affilierai a una rete come è quella di Cowo, in quest

Definire il rapporto con i coworker

punto di vista. “Abbiamo 7 modelli di contratto in italiano e 7 in inglese”, precisa Massimo.

Diversamente dovrai regolare il rapporto di lavoro con i coworker stipulando un contratto che metterà in chiaro alcuni aspetti chiave di un rapporto in cui, a fronte del pagamento di una quota, il gestore del coworking mette a disposizione tutta una serie di servizi. La durata del contratto può essere permanente o momentanea, così come si può stabilire di volta in volta con quale cadenza viene effettuato il pagamento.
Il contratto deve chiarire questi aspetti:

• la protezione dei dati personali nel rispetto della normativa sulla privacy;
• l’impegno a rispettare la privacy altrui, l’assunzione di responsabilità per eventuali danni riportati;
• l’impegno a non navigare su siti illegali;
• divieto di condotte che possono dare vita ad attività illecite in generale;
• divieto a stabilire nel coworking la sede legale.

Va da sé che dovrai definire prima i prezzi delle postazioni e differenziare i vari servizi che offri. Ci spieghiamo meglio: ci sono coworking che accolgono professionisti solo in pianta stabile, c’è chi invece dà scrivanie anche per una giornata o qualche ora.

Coworking: i vantaggi in termini di visibilità, contatti e non solo

Perché aprire un coworking? Sicuramente un’attività del genere ha tanti van

Coworking: i vantaggi in termini di visibilità, contatti e non solo

icio. Al di là del fatto che potrai dividere le spese con più persone, i veri vantaggi sono in termini di relazione e non solo. Se poi decidi di far parte di una Rete di coworking, aggiunge Massimo, hai dalla tua:

“Brand, Contrattualistica, Sicurezza, Visibilità, Formazione, Assistenza, Consulenza commerciale, Marketing, Ufficio stampa, Booking online, questo è il perimetro più ampio in cui noi muoviamo anche perché dal nostro punto di vista quello che conta non è tanto “l’hardware” ossia i muri, gli arredi, la struttura ma i software: sviluppare l’attitudine al networking, la sensibilità nella gestione delle relazioni, la capacità di attrarre e tenere insieme una community”

Non pensare subito al guadagno

Se apri un coworking essenzialmente per “fare business”, sappi che può riservare delle delusioni come ci spiega ancora Massimo che ha 8 a

Non pensare subito al guadagno

“Se al contrario lo si vede come un’attività in cui i ritorni sono sia economici sia di relazione, allora ha più senso. Con questo non voglio dire che non si guadagni, ma semplicemente che è un guadagno non fortemente business-oriented, in altre parole: per noi di Cowo® il profitto economico non è al primo posto”.

Non trascurare l’importanza di un coworking manager

Ti sembrerà banale, dopo tutte le cose che abbiamo detto, ma è molto importante individuare questa figura. Se non puoi ess

Non trascurare l’importanza di un coworking manager

o community manager ti aiuterà nel gestire le relazioni all’interno del coworking, nel favorire la creazione di una community, nell’ascoltare le esigenze dei coworker e nel provare – perché no – ad anticiparle. Si tratta di una figura di riferimento per tutti coloro che lavorano all’interno del tuo spazio, di cui non puoi fare a meno.

Cerca dei finanziamenti per il coworking

Se hai pochi soldi a disposizione, sappi che sono molti i Comuni che danno una mano a chi vuole aprire un coworking. Il Comune di Milano lo ha fatto

Cerca dei finanziamenti per il coworking

ha avviato il bando Nuove imprese a tasso zero 2016 per la concessione di incentivi per donne e giovani a sostegno dell’avvio di nuove attività imprenditoriali o il bando Smart&Start che finanzia progetti imprenditoriali a carattere innovativo avviati dalle start-up del Mezzogiorno.

Tieni sempre le antenne sempre drizzate e prima di iniziare fissa un appuntamento alla Camera di Commercio della tua città per avere notizie sui bandi ancora attivi.

Cura la promozione fin da subito puntando sulle reti

Anche per il coworking, così come per qualsiasi altra attività, la promozione ha un ruolo fondamentale. Prima di aprire o quand

Cura la promozione fin da subito puntando sulle reti

ome? Fai passaparola tra i tuoi conoscenti e contatti lavorativi, ma dai una occhiata a cosa succede nel quartiere in cui hai gli uffici e in generale a tutta la zona, individua le reti sociali e collabora con loro.

In generale chi lavora in un coworking, come diciamo sotto, cerca uno spazio che sia piuttosto vicino a casa. Parla dunque con i gestori dei bar, delle lavanderie, dei ristoranti e non limitarti a mettere volantini: crea delle vere e proprie sinergie magari con dei servizi salvatempo con tutti i negozi vicini.

Da PianoC a Milano per esempio, i coworker si avvantaggiano di un servizio di lavanderia per cui i panni vengono ritirati e consegnati direttamente nel coworking.

Il fatto di essere ben radicato nel territorio ti aiuterà e una volta che avrai dei coworker la cosa continuerà in crescendo: saranno loro stessi a promuoverti ai tuoi colleghi e magari potrei accoglierli con una giornata di prova.

“Noi di Cowo® abbiamo una piccola regola, riguardo al marketing del Coworking, dice: ‘Il coworking gode della migliore strategia di marketing possibile immaginabile: la felicità. Con questo vogliamo ricordare a noi stessi che l’unica strategia di marketing realmente valida ed efficace è la felicità delle persone che utilizzano lo spazio di coworking, tutto il resto sono solo attività di contorno”.

Collateralmente a questo, devi costruire la tua reputazione anche online: crea un sito per la tua attività, una pagina Facebook, un canale Twitter o un account Instagram. Capisci qual è o quali sono i social che fanno al caso tuo e usali per promuoverti, sì, ma anche per dialogare con le persone, per raccontare cosa succede all’interno del coworking e anche per parlare di tematiche che possono essere d’interesse per dei lavoratori freelance: scadenze fiscali così come strumenti per lavorare al meglio. Tutto questo potrebbe rientrare tra i contenuti di un blog, ma se non hai né tempo né le competenze per farlo o chiedi a uno dei tuoi coworker che magari fa il copywriter di lavoro o posta sui social articoli scritti da altro, ovviamente menzionando la fonte.

Pensa anche a una newsletter che possa informare su attività varie, eventi e anche promozioni. E – perché no – invitare a fare una giornata di prova o prendere un caffè. Da cosa nasce cosa…

Preparati a tanti cambiamenti

In un mondo in continua trasformazione, specie nel mondo del lavoro, il coworking non è da meno:

“Il Coworking cambia di continuo, ed è una delle cose che lo rende un fenomeno

Preparati a tanti cambiamenti

30; in questo è infatti, a mio parere, di un’attualità sconcertante”, ci dice ancora Massimo che ci anticipa un possibile risvolto per il prossimo anno: “Se devo fare una previsione, credo ci sarà un intensificarsi delle azioni da parte di gruppi immobiliari, che da tempo dimostrano un crescente interesse verso le dinamiche degli spazi condivisi”.

Come scegliere il coworking giusto: 5 dritte

E se invece sei un freelance alla ricerca del “suo” spazio? In questo caso la situazione è meno complicata, ma non per questo meno impegnativa. E visto che di coworking di recent

Come scegliere il coworking giusto: 5 dritte

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1. Scegli un coworking vicino a casa. Se non può essere così, fa che almeno sia facilmente raggiungibile con i mezzi e non debba impiegare più di mezzora per arrivarci. Questo perché i freelance, si sa, non hanno orari e potere avere l’ufficio vicino fa sì che possa essere a tua disposizione ogni volta che hai bisogno di lavorare o che vuoi passare per prendere dei documenti o altro che hai lasciato lì. La comodità è importante e visto che è il tuo ufficio puoi puntare su questo aspetto.
2. Un ambiente di lavoro che faccia al caso tuo. Non è facile trovarlo anche perché magari sei una persona che ha bisogno di tranquillità e riservatezza quando lavora e poi vai a finire in un posto in cui la gente fa continue pause, fa rumore e tu non lo sopporti. O magari sei di quelli che in mezzo al trambusto si trovano al meglio. Insomma, l’ambiente deve essere il “tuo”. Per arrivare a trovarlo, fai diverse prove. Molti cowroking dannò la possibilità di lavorare nei loro spazi per una giornata: approfittane.
3. Punta sulle relazioni. Il bello del coworking è proprio questo: potersi scegliere i “colleghi”. Se in quel posto non c’è feeling, se noti che è un coworking troppo grande o troppo business oriented e non fa per te, cerca una dimensione più piccola e più “familiare”. Il bello dello spazio condiviso è proprio questo: trovare gente che può aiutarti anche nel tuo lavoro – con un consiglio, un parere, un’intuizione –, con cui puoi fare degli scambi, con cui puoi avere l’impressione che stai crescendo. Se invece non c’è feeling o ti senti come un pesce fuor d’acqua cambia pure.
4. Sceglilo in base ai servizi che offre e agli eventi che organizza. Non da meno sono i servizi e l’area comune: importanti per lavorare al meglio. Così come un’eventuale reception, un posto dove ricevere i tuoi clienti che non sia la scrivania. Tutto questo conta molto così come conta il fatto di potere partecipare a degli eventi organizzati internamente. Il Cowo® di Lambrate per esempio ogni mese organizza un Presentation lunch, un pranzo con pizza in cui un coworker presenta la sua attività. Un modo bello per conoscersi, ma anche fare networking.
5. Scegli uno spazio di cui si parli bene online e offline. Nella scelta, fatti aiutare dai pareri, di gente che conosci, ma cercali anche sul web. Un coworking che si rispetti, figlio di Internet 2.0 e sempre attento all’evoluzione non può trascurare la presenza online e il fatto che la curi e le dia importanza è sicuramente indice di serietà e attenzione.

Hai aperto un coworking o hai fatto esperienza in alcuni spazi condivisi? Raccontalo tra i commenti.